Sistem Informasi Perusahaan

SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

v  Definisi

Sistem Informasi Perusahaan adalah suatu sistem berbasis komputer yang dapat melakukan semua tugas akuntansi standar bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi.

Pengertian lain dari Sistem Informasi Perusahaan adalah Platform teknologi yang bisa menyatukan semua informasi dari berbagai bagian menjadi satu informasi secara logical, sehingga perusahaan/organisasi mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah.

v  Konsep

·         Executive Information Systems (EIS) / Executive Support Systems (ESS):

Executive Information System (EIS) atau disebut juga sebagai Executive Support System (ESS) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.

·         Enterprise Information Systems (EntIS):

Enterprise information systems (EntIS) merupakan sistem kecerdasan bisnis yang mencakup seluruh bagian organisasi korporat dan tidak hanya membatasi hanya pada eksekutif saja. Sistem ini umumnya diterapkan dalam bentuk aplikasi-aplikasi web yang memfasilitasi pertukaran informasi.

Kenapa Enterprise ??

Karena sistem ini mencakup seluruh setproses yang dilakukan oleh organisasi, seperti :

§   Manufaktur,

§   Penjualan,

§   Pembelian,

§   Dan fungsi bisnis lainnya.

Tujuan EntIS :

§   Mengumpulkan dan menyebarkan data ke seluruh proses yang terdapat di sebuah organisasi.

§   EntIS menyediakan data yang digunakan manajer untuk membuat sebuah keputusan dalam merencanakan dan mengendalikan proses bisnis.

Contoh EntIS :

§   Sistem yang memungkinkan manajemen atas seluruh sumber daya manufaktur (MRP) yang berasal dari area manufaktur.

v  Evolusi Sistem Informasi Eksekutif (EIS).

Pada era 90-an para pekerja teknologi informasi (ahli perangkat lunak) mengenal suatu sistem informasi yaitu Sistem Informasi Eksekutif, sistem ini diperuntukkan bagi kalangan atas dalam perusahaan (Direktur,CEO, manajer senior,dll). Sistem Informasi Eksekutif sangat membantu sekali bagi para petinggi perusahaan, petinggi perusahaan diberikan kemudahan dengan langsung bisa mengontrol langsung keadaan bisnis yang sedang dijalani.

Sistem Informasi Eksekutif menjadi sangat berguna sekali karena memudahkan para petinggi melihat perkembangan perusahaannya secara real time, selain itu SIE juga memberikan fasilitas Drill Down, yaitu memberikan suatu informasi yang semakin detail (Model Kerucut). Jadi petinggi tidak akan bingung mencari apa yang membuat bisnisnya tambah sukses dan apa bisnisnya mengalami penurunan.  Kita tahu sendiri, para petinggi rata-rata orang yang sudah tua, banyak uang dan pengennya seenaknya sendiri. Dia ingin melihat perkembangan bisnis dengan cara yang mudah, tidak membingungkan, tidak melalui proses yang panjang. Alasan inilah yang memicu munculnya Sistem Informasi Eksekutif. Ini juga menjadi lahan yang subur bagi para ahli perangkat lunak untuk membuat sistem informasi eksekutif yang pastinya perangkat lunak yang dihasilkan akan mendatangkan banyak uang.

Di era sekarang tahun 2000-an perkembangan teknologi tidak mampu diprediksi seberapa pesatnya. Buktinya adalah munculnya HP yang berkamera, MP3, touch screen, komputer mini, laptop, hingga Sistem Operasi Android yang kini sedang populer sekali.

Sistem Informasi Eksekutif di Indonesia juga tidak mau ketinggalan, sekarang sudah banyak perusahaan yang telah menggunakan sistem ini. Mereke percaya, dengan sistem ini perusahaannya akan semakin maju dengan pesat karena ada suatu sistem yang mampu memberikan informasi yang tepat, cepat, akurat, dan juga para petinggi gampang untuk menganalisa dan mengambil keputusan untuk kemajuan perusahaannya.

Semua yang ada pasti punya keunggulan dan kelemahan, begitu juga dengan Sistem Informasi Eksekutif. Sistem ini tidak luput dengan kekurangan, yaitu:

·         Fungsinya sangat terbatas, tidak mampu melakukan perhitungan secara kompleks.

·         Perusahaan akan berfikir dua kali untuk membuat suatu Sistem Informasi Eksekutif, mengingat biaya pembuatan Sistem Informasi Eksekutif sangatlah mahal.

·         Banyak orang yang salah persepsi mengenai cara kerja EIS itu sendiri yang dianggap sebagai suatu sistem yang terpisah dari modul-modul teknologi informasi lain dalam perusahaan. Sebenarnya SIE hanya melakukan peringkasan data dari sistem basis data yang telah ada. Jika data pada database utama tidak reliable atau memiliki struktur yang buruk, maka informasi yang dihasilkan oleh sistem EIS pun tidak memiliki kualitas yang baik.

·         Tidak adanya prosedur yang baik untuk menjaga agar data yang ada selalu up-to-data. Seringkali para eksekutif mengeluh bahwa laporan EIS yang diterima sudah usang, atau tidak lagi sesuai dengan kebutuhan pada saat itu. Jika modul EIS yang dimiliki terintegrasi dengan sistem basis data, maka yang perlu dipelihara adalah mekanisme keteraturan dalam melakukan update data dari ke hari; sedangkan jika sistem EIS yang dimiliki tidak terintegrasi dengan sistem basis datanya, maka mekanisme yang harus dijaga adalah keteraturan melakukan interfacing antara sistem basis data dengan modul EIS yang ada, baik secara manual maupun dibantu dengan program komputer.

·         karena modul EIS yang ada terlampau sederhana (tidak banyak memiliki fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan advanced features) sehingga sulit mengakomodasikan keperluan masing-masing eksekutif yang terkadang berbeda satu sama lain (unik) dan berubah-ubah dalam tempo yang sangat cepat.

§   Karakteristik EIS:

·         Dibuat untuk individual executive users.

·         Mengekstrak, menyaring (filter), menyingkat dan melacak “critical data”

·         Menyediakan on-line status access.

·         Mengakses dan mengintegrasikan data internal dan eksternal.

·         Bersifat user friendly.

·         Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa perantara.

§   Konsep Dasar Sistem Informasi Eksekutif.

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep yang perlu dibahas, yaitu: faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception, dan model mental. Dengan Penjelasan sebagai berikut :

1.    Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor).

Faktor yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan. Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey & Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF (critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. Sebagai contoh misalnya sebagai berikut CSF dari industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi menciptakan produk produk asuransi.

2.    Management by Exception (MBE).

Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan seperti perangkat lunak EIS yang dapat mengidentifikasi perkecualian perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.

3.    Model Mental.

Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.

Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).

v  Evolusi Sistem Informasi Perusahaan.

Dimulai dengan ide untuk membuat suatu tempat penyimpanan yang dapat diakses oleh seluruh resource yang ada di dalam perusahaan.

Tahun 1960, Sistem Pengolahan Transaksi Berevolusi menjadi:

‐        Sistem Informasi Manajemen (SIM).

Alasan penggunaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) karena para manajer tidak puas hanya menghitung apa yang telah terjadi di dalam bisnis, mereka ingin mengendalikan bisnis di masa depan.

‐        Sistem Pencatatan Kebutuhan Material (MRP).

MRP pertama kali dikembangkan di area manufaktur untuk mengawasi permasalahan pengendalian persediaan yang rumit.

MRP II:

‐        Menyatukan proses bisnis yang sebelumnya dipandang sebagai proses-proses yang terpisah. Menyatukan berbagai proses berarti mengintegrasikan berbagai sistem Informasi terpisah untuk proses tersebut.

‐        Menggambarkan perubahan pola pikir manajemen untuk memperlakukan berbagai proses yang terpisah tetapi berkaitan erat sebagai satu kesatuan. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan seluruh sistem informasi mengenai berbagai proses di dalam batas perusahaan dikonsolidasi.

Penerapan Sistem Informasi Perusahaan Terdapat 3 (tiga) hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan ketika memulai untuk menerapkan Sistem Informasi Perusahaan (EntIS), yaitu:

1.    Pemilihan penjual perangkat lunak,

2.    Pelatihan pemakai,

3.    dan Pendekatan peralihan.

§   Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan:

Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapannya, sehingga organisasi kembali menggunakan sistem informasi perusahaan terdahulu.

Langkah-langkah yang dapat diambil organisasi untuk meminimalkan kemungkinan kegagalan sistem informasiperusahaan:

‐        Mengerti kerumitan organisasi.

‐        Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan.

‐        Mencapai konsensus dalam organisasi sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem informasi perusahaan

§   Sistem Informasi Perusahaan dan Web:

1.    Kemudahaan Penggunaan

‐        Web browser umum digunakan oleh pekerja kantor serta memiliki interface yang mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai.

‐        Komunikasi ke pelanggan atau mitra bisnis melalui web browser membuat perangkat lunak ERP tidak perlu dipasang pada komputer organisasi.

‐        World Wide Web dapat menyediakan Web portal tempat umum dimana para pengunjung web dapat menjalankan aplikasi dan jasa lain untuk berbagai aplikasi dari penjual ERP.

2.    Masalah Pelanggan

‐        Perbedaan metode interaksi bisnis ke bisnis dengan interaksi bisnis kekonsumen dapat menciptakan kesulitan bagi organisasi yang menggunakan aplikasi ERP.

‐        Untuk mempermudah masalah, organisasi dapat memilih hanya memperbolehkan transaksi bisnis ke bisnis untuk berhubungan dengan sistem informasi perusahaan mereka.

§   Masa Depan Sistem Informasi Perusahaan:

Pertumbuhan industri ERP lebih dari 30 persen per tahun, sehingga sulit untuk membuat prediksi ke masa depan.

Ada dua arah yang sedang ditempuh industri tersebut untuk membuat prediksi ke masa depan, yaitu:

‐       Pengembangan sistem informasi perusahaan yang lebih cepat.

‐       Perubahan yang lebih luas dari perencanaan sumber daya perusahaan menjadi manajemen sumber daya perusahaan (gerakan untuk merencanakan dan mengendalikan berbagai proses bisnis dengan mengendalikan deskripsi proses dan data).

v  Peran Eksekutif dan Kebutuhan Informasi

Beberapa pandangan tentang apa yang dilakukan eksekutif:

1.      Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf,  mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh tingkat yang lebih rendah.

2.      Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran  keputusan  adalah  negotiator.  Salah  satu  contoh,  seorang manajer  puncak  berunding  dalam  menggabungkan  usaha  (merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal penerimaan dengan pemasok.

3.      Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap:

a.    Menetapkan agenda tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek),

b.    Membangun jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda  tersebut,

c.    Menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

Pikiran  manajer  sering  dipandang  sebagai  black  box,  yang tidak boleh dibuka. Menurut Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard, bahwa eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah, bagaimana membuat  sesuatu  dilaksanakan  dan  bagaimana  menangani  sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Seorang eksekutif sering melompat  dari  definisi  masalah  ke  penerapan  solusi  dan  kemudian kembali ke evaluasi alternatif. Eksekutif memang sering membuat keputusan  rasional,  tetapi mungkin  tidak selalu merupakan  hasil dari mengikuti serangkaian langkah-langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.

§   Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

Eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Ada 2 penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif.

a.    Penelitian Mintzberg; orang pertama melakukan penelitian formal mengenai  kebutuhan  informasi  eksekutif.  Ada  5  kegiatan  dasar yang membentuk waktu CEO – tugas administrasi (desk work) 22%, panggilan telepon 6%, pertemuan tak terjadwal 10%, pertemuan terjadwal 59%, dan kunjungan 3%.

b.    Penelitian Jones dan McCleod; penelitian mengenai arus informasi masuk  dari  5 eksekutif.  Para  eksekutif  tersebut  mencakup  CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan.

§   Saran-saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif.

Eksekutif  harus  mengambil  langkah-langkah  untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5 langkah yang bisa dilakukan:

1.    Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk: Data dapat dimasukkan dalam database dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab setiap pertanyaan.

2.    Merangsang sumber-sumber yang bernilai tinggi: Dengan teridentifikasinya sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut.

3.    Memanfaatkan peluang: Jika sepotong informasi yang baik datang eksekutif harus meraihnya.

4.    Menyesuaikan sistem pada perorangan: Sesuai penelitian Jones dan McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik.

5.     Memanfaatkan teknologi: Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apapun untuk memperbaikinya.

v  Karakteristik dan Kemampuan Informasi EIS.

Dalam sistem pendukung pengambilan keputusan eksekutif istilah executive support system (ESS) sering dipertukarkan dengan executive information system (EIS).

Jika dibedakan, EIS sering didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis komputer yang menyajikan kebutuhan informasi eksekutif puncak. Di sisi lain, ESS adalah sistem pendukung komprehensif yang mempunyai kemampuan lebih dari EIS. ESS menyangkut juga sistem komunikasi, otomatisasi kantor, dukungan analisis, dan intelejensia.

Karakteristik utama yang dimiliki ESS adalah kemampuan melihat rincian, menginformasikan faktor keberhasilan kritikal (critical success factors), akses status, analisis, pelaporan eksepsi (exception reporting), penggunaan warna, navigasi informasi, dan komunikasi.

Satu kemampuan utama ESS adalah kemampuan menyajikan data rinci atas informasi ringkas. Faktor keberhasilan kritikal dapat dimonitor dengan lima tipe informasi, yaitu narasi masalah kritikal, diagram penjelas, keuangan tingkat puncak, faktor kunci, dan laporan pertanggungjawaban terinci. Kemampuan analisis kebanyakan dimiliki oleh ESS. Top eksekutif dapat menggunakan ESS untuk melakukan analisis sesuai dengan kebutuhannya.

Sistem komunikasi sangat dibutuhkan oleh top ekskutif. Dalam ESS, sistem komunikasi dapat mengirim atau menerima e-mail, mengirim laporan untuk mendapatkan perhatian seseorang, memanggil rapat, atau memberikan komentar ke suatu kelompok diskusi di Internet.